5S Data: Sort

Ziel und Motivation

Im ersten Schritt „Sort“ (auf Deutsch „Sortieren“ oder „Aussortieren“ nach dem 5A-Modell) sollen unnötige Daten im Projekt gelöscht werden. Dadurch wird nicht nur Speicherplatz wiedergewonnen, man behält auch den Überblick über die wichtigsten Daten und findet sich selber, aber auch andere Mitarbeiter*innen, in einer geringeren Anzahl von Dateien besser zurecht. Bei diesem Prozess sollte auf verschiedene Dinge geachtet werden.

Umsetzung

Zum einen sollten Duplikate und alte Versionen von Dateien gelöscht werden. Auch wenn diese gern als Backup behalten werden, sollte das eigentliche Backup von einem System übernommen werden. Es ist praktisch unmöglich manuell alle seine Dateien zu sichern. Neben der benötigten Zeit, die dafür aufgebracht werden müsste, würde man auch schnell den Überblick über alle Versionen und Kopien verlieren. Es ist deshalb zu empfehlen ein Backup-System zu verwenden, welches (z.B. nach den 3-2-1 Backup-Regeln) automatische Kopien erzeugt, und ein Versionierungssystem einzusetzen, welches Arbeitsschritte an den Dateien dokumentiert und Dateien leichter wiederherstellbar macht.

Während der Projektarbeit können verschiedene temporäre Dateien entstehen. Viele Programme erzeugen diese, um zum Beispiel ihre Vorgänge zu protokollieren, Dateien für bestimmte Abschnitte zwischenzuspeichern oder bei einem Absturz Projektdaten wiederherzustellen. Spätestens am Ende des Projekts möchte man diese Dateien aber nicht mehr zusätzlich lagern. Hier ist es deshalb zu empfehlen, über zum Beispiel ein Versionierungssystem (wie git) ungewünschte Dateien nicht protokollieren zu lassen (durch .gitignore). Über ein Kommando kann das System beispielsweise angewiesen werden, alle ungewünschten Dateien in einem Projekt zu löschen (wie alle Dateien die mit ".temp" enden löschen). Natürlich sollte dafür gut analysiert werden, welche Dateien für die Programme noch wichtig sind, und welche ohne Probleme gelöscht werden dürfen.

Ein letzter Punkt ist die Tatsache, dass bestimmte Dateien einfach nicht gelöscht werden können oder zu diesem Zeitpunkt noch nicht gelöscht werden sollen. Dies ist oft der Fall, wenn zum Beispiel eine dauerhafte Anwendung (wie ein Server) über einen längeren Zeitraum auf eine Datei zugreift und diese für andere Operationen (wie eben Löschungsvorgänge) gesperrt wird. Damit diese Datei aber nicht in Vergessenheit gerät, sollte man sie entweder (wenn das möglich ist) in einem Ordner verschieben, dessen Inhalte zum späteren Löschen vorgemerkt sind, oder die Datei selber mit einer Markierung versehen. Einige Systeme erlauben es Dateien Tags oder ähnliche Auszeichnungen zu geben, die es einem später einfacher machen, die zu löschenden Dateien zu finden.