5S Data - Sustain

Ziel und Motivation

Im fünften Schritt „Sustain“ (auf Deutsch „Selbstdisziplin“ oder „Alle Punkte einhalten und verbessern“ nach dem 5A-Modell) soll Disziplin entwickelt werden. Die ist der schwierigste Schritt, denn das Einhalten der Regeln und Standards soll zu einer täglichen Routine werden. Dies bedeutet ständiges Ankämpfen gegen Chaos und Unordnung. Dabei soll die standardisierte Vorgehensweise so von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verinnerlicht werden, dass sie angewendet wird, ohne darüber nachzudenken.

Umsetzung

Die Selbstdisziplin ist in erster Linie eine Anforderung an jedes einzelne Teammitglied. Dabei ist die Entwicklung einer guten Arbeitseinstellung entscheidend. Nur wenn alle das standardisierte Vorgehen verinnerlichen und sich selbst disziplinieren die Regeln einzuhalten, kann eine Verbesserung eintreten. Vorgesetzte haben dabei eine besondere Vorbildfunktion.

Unterstützt wird dieser Prozess zusätzlich, durch die zentrale und leicht zugängliche Ablage der verschriftlichte Standardarbeitsweise. Sie sollte außerdem essenzieller Bestandteil der Einführungsinformationen für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sein. Zudem wird empfohlen die Standardvorgehensweise in regelmäßigen Abständen (z.B. halbjährlich oder jährlich) in gruppeninternen Workshops vorzustellen bzw. in Erinnerung zu rufen. Folgende Themen können dabei adressiert werden:

• Dateiablage (Ordnersystem und Benennungskonvention)
• Serveraufbau
• Backup-Strategie
• Versionierungstools (z.B. GIT)
• Literaturverwaltungsprogramme
• Interne Datenbanken
• Umgang mit personenbezogenen Daten
• Kommunikationstools

Workshops bieten dabei nicht nur eine Gelegenheit die Vorgehensweise vorzustellen, sondern auch Rückmeldung der Teammitglieder hierzu einzuholen. Bestehende Strukturen werden dadurch regelmäßig auf ihre Funktionalität überprüft und können bedarfsgerecht und gemeinschaftlich angepasst werden.

Auch wenn es eine gewisse Zeit und Kontrollen braucht, bis sich die neuen Arbeitsprozesse und Standards in einem Team manifestiert haben, lohnt sich die Standardisierung von Arbeitsprozessen. Dokumente werden leichter gefunden (z.B. bei kollaborativem Arbeiten oder Vertretungen) und durch die Platzersparnis (z.B. kontinuierliches Aufräumen und Löschen) wird wertvolles Datenvolumen gewonnen. Am Ende steigt nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.