5S Data - Shine

Ziel und Motivation

Im dritten Schritt “shine” (auf Deutsch „Glänzen“ oder „Arbeitsplatzsauberkeit“ nach dem 5A-Modell) soll die einmal geschaffene Ordnung erhalten bleiben. Typische Abweichungen vom Sollzustand können durch regelmäßige Kontrollen im Laufe der Zeit identifizieren werden. Nicht funktionsfähige Strukturen hingegen fallen schneller ins Auge und können angepasst werden.

Umsetzung

Es sollte in festgelegten Intervallen geprüft werden, dass die festgelegte Ordnung und Organisation aus den ersten beiden 5S-Schritten eingehalten bleiben. So können am Ende eines Arbeitstages oder nach Erreichen eines vorher definierten Meilensteins die neu hinzugekommen Dateien auf Vollständigkeit, korrekte Benennung sowie richtige Einordnung in die Struktur überprüft werden. Redundantes und/oder obsoletes wird gelöscht, nachdem verifiziert wurde, dass tatsächlich eine aktuellere Datei existiert und die vorliegende Datei nicht als Zwischenergebnis erhalten werden sollte. Diese Überprüfung stellt gleichzeitig sicher, dass die aktuellen Dateien auch tatsächlich die jeweils aktuellen Arbeitsergebnisse enthalten und nicht etwa neue Kopien älterer Dateien ausversehen vom System als die aktuellsten Versionen betrachtet werden.

Die Dokumentation des Projektes ist zu ergänzen, wenn neue Arbeitsschritte oder Programme eingeführt wurden oder innerhalb von Experimenten Variablen oder Messeinstellungen verändert wurden. Falls Arbeitsschritte innerhalb des Projektes nicht digital verlaufen, sondern auf Papier dokumentiert sind (z.B. Feldbeobachtungen, Rechnungseingang, etc.) ist eine Digitalisierung der Unterlagen zur Ablage in der vorhandenen Ordnerstruktur sinnvoll, um den Arbeitsplatz papierfrei und die Dokumentation vollständig digital zu halten. Ist das unpraktikabel, sollten zumindest der Ablageort und kurze Inhaltsangabe der Dokumente an der passenden Stelle als Verweis mitgeführt werden, um die Suche nach den physischen Materialien zu vereinfachen.

Damit das tägliche Aufpolieren der eigenen Arbeitsumgebung seinen Sinn voll erfüllt, ist es hilfreich, die Abweichungen des Ist- vom Sollzustand knapp zu dokumentieren. Treten zum Beispiel bestimmte Fehler bei der Ordnerbenennung und Zuordnung häufiger auf oder werden Strukturen zu groß und damit unübersichtlich, dann ist über eine Anpassung der Struktur nachzudenken oder über eine Veränderung der eignen Arbeitsumgebung, die das Einhalten der Struktur erleichtert.