5S Data - Standardize

Ziel und Motivation

Im vierten Schritt „Standardize“ (auf Deutsch „Standardisierung“ oder „Anordnung zur Regel machen“ nach dem 5A-Modell) wird eine Methode entwickelt, welche die neue Vorgehensweise unterstützt und zu einem Bestandteil der täglichen Arbeitsroutine macht. Es wird ein Standard erstellt, d.h. ein Best Practice dokumentiert, dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter folgen sollen. Der Standard beschreibt als festgelegte Regel oder Richtlinie kurz, prägnant und in verständlicher Weise den Arbeitsablauf. Um die Akzeptanz für die Umsetzung im Team zu erhöhen, ist es empfehlenswert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Standardisierungsprozess einzubeziehen und Einigung darüber zu erzielen wie Arbeitsprozesse zukünftig gestaltet werden. Außerdem sollte, falls vorhanden, auf etablierte Standards aus der Forschungscommunity zurückgegriffen werden.

Umsetzung

Zur Dokumentation der Standardvorgehensweise insbesondere für Arbeitsgruppen oder arbeitsgruppenübergreifende Konsortien, die in gemeinsamen Verzeichnissen arbeiten und/ oder häufig Dateien teilen, bietet sich die Erstellung einer SOPs (Standard Operation Procedure) an. Sie enthält als verbindliche textliche Beschreibung die standardisierte Vorgehensweise und ist meist in Zielstellung, Anwendungsbereich, Beschreibung des Arbeitsablaufs und Zuständigkeiten gegliedert. In der SOP kann die Organisationsstruktur und Bezeichnung von Ordnern und Dateien festgelegt, aber auch den Umgang mit dem etablierten Ordner- und Dateisystem beschrieben werden:

• Wie werden Ordner strukturiert?
• Wie werden Ordner und Dateien bezeichnet (File naming conventions)?
• An welche Stelle werden bestimmte Dateien abgelegt (z.B. Beschaffungsvorgänge unter dem Projektordner oder unter Finanzen)?
• Wer darf neue Ordnerstrukturen in gemeinsam genutzten Verzeichnissen erstellen?
• In welchen Formaten werden Dateien abgelegt?
• Welche internationalen und/oder disziplinspezifischen Standards werden übernommen und angewendet?

SOPs sollten zentral abgelegt und für alle Teammitglieder leicht verfügbar sein. Werden SOPs neu eigeführt, sollten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult werden. Readme Files können, alternativ zu einer ausführlichen SOP, ebenfalls die neue Vorgehensweise kurz zusammenfassen. Sie sollten bevorzugt als Textdatei in die entsprechenden Ordner abgelegt werden. Sie bieten sich auch für die Dokumentation der eigenen Arbeitsstandards an.

Für die Arbeit in großen Teams kann es sinnvoll sein die Zugriffsrechte auf bestimmte Ordner und Dateien zu begrenzen und bspw. diese nur mit Leserechten auszustatten. Arbeiten Personen aus verschiedenen Arbeitsgruppen beispielsweise an gemeinsam genutzten Laborgeräte-PCs, so kann ein Aushang am Arbeitsplatz, welcher in kurzer und visualisierter Form die Standards zusammenfasst, die Nutzer wiederkehrend an die neue Vorgehensweise erinnern und kollaboratives Arbeiten erleichtern. Alternativ kann das Einpflegen von Dateien auch als Standardaufgabe durch ausgewählte Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter erfolgen, die bspw. für das zugeordnete Laborgerät verantwortlich sind.