Ein neues Jahr hat begonnen und wie könnte man dieses besser starten als mit einem Frühjahrsputz? Dazu stellen wir in der Woche vom 18. bis 22.01. (3. KW) an jedem Tag einen der Schritte der 5S-Methodik vor. Die Schritte sollen den Forschenden helfen eine Ordnungsstruktur für Forschungsdaten aufzubauen und das geschaffene System dauerhaft aufrecht zu erhalten. Im Folgenden werden die Links zu den einzelnen Schritten über die Tage freigeschaltet:

1. Sort (18.01)
2. Set in Order (19.01)
3. Shine (20.01)
4. Standardize (21.01)
5. Sustain (22.01)

Die erste Online Coffee Lecture des TKFDM am 27.01. mit dem Titel "5S Data: Setz dich auf deine 5 Buchstaben und organisiere deine Daten!" präsentiert in kompakter Form alle Schritte des Modells. Wenn Sie Interesse daran haben mehr zum Ursprung und der Verbreitung der 5S-Methodik zu erfahren, so können Sie folgenden Abschnitt lesen.

Ursprung von 5S

Der Ursprung der 5S-Methodik stammt aus der Philosophie und dem Konzept von „Kaizen“ aus Japan, welches so viel bedeutet wie: „Die Handlung, Schlechtes besser zu machen“. Diese wurden bereits seit den 50er Jahren im Toyota-Produktionssystem wirksam umgesetzt, weshalb es auch nach dem New Oxford American Dictionary die folgende Definition bekam: „eine japanische Geschäftsphilosophie der kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitspraktiken, persönlicher Effizienz etc.“. Aus dieser Philosophie heraus hat Toyota fünf Schritte entworfen, die den Produktionsprozess mit verschiedenen Methoden verbessern sollen. Alle fangen mit dem Laut „S“ an, um sie sich leichter merken zu können.

Da die japanischen Begriffe außerhalb des asiatischen Raums nur schwer zu lesen und zu verstehen sind, wurde ein äquivalentes Modell in englischer Sprache entwickelt. Dieses hat ebenfalls fünf Phrasen, die mit „S“ anfangen. Eine deutsche Übersetzung nach dem gleichen Schema erwies sich als schwierig, weshalb die Methoden mit dem Buchstaben „A“ beginnend neu verfasst wurden. Hier spricht man deshalb neben der internationalen 5S-Methode auch manchmal von der 5A-Methodik.

Auch andere bekannte Produktionsunternehmen wie Boeing oder Hewlett-Packard haben ihre Unternehmen in den letzten Jahrzehnten nach der 5S-Methodik ausgerichtet. Allerdings werden die Methoden hier nicht nur für die Produktion verwendet, sondern auch für Verwaltungsorganisationen oder Sicherheitsrichtlinien. Schnell hat sich herausgestellt, dass die Anwendung der 5S nicht nur für die Optimierung der Herstellungsabläufe geeignet ist, sondern auch den Prozess des Wissensgewinn und der Projektarbeit verbessern kann. So hat die University of Helsinki im Jahr 2019 den Bezug zu Forschungsdaten geschaffen und die Prinzipen auf ihrer Webseite und im Rahmen der Research Data Alliance (RDA) 2020 mit einem Poster vorgestellt.

Quellen:

• https://de.wikipedia.org/wiki/5S
• https://kanbanize.com/de/lean-management-de/wert-verschwendung/was-sind-die-5s-in-lean
• https://www.helsinki.fi/en/research/organizing-data-folders-with-5sdata-method
• https://www.rd-alliance.org/organizing-data-folders-5sdata-method