Ein Forscher arbeitete in einem 6-köpfigen Team, um eine Enzyklopädie im Umfang von 800.000 Wörtern zu schreiben. Das Team hatte nach längerer Zeit entschieden, dass alle Arbeiten auf einem gemeinsamen Arbeitsbereich geteilt werden sollen. Hierfür lag schon ein Server vor, der von einigen Mitgliedern kooperativ verwendet wurde für die Projektdaten. Also verschob er das Resultat seiner Arbeit auf den gemeinsamen Speicher und plötzlich waren die anderen sauer.

Das Problem bestand darin, dass sowohl die eigenen Dateien des Forschers, als auch die bereits vorhandenen Dateien der anderen Teammitglieder generisch benannt wurden. Der Verzicht auf eine explizite, zweckgebundene Namenskonvention führte dazu, dass beim Kopieren der lokalen Dateien auf den gemeinsamen Speicher viele Dateien überschrieben wurden. Der Forscher dachte sich nicht viel dabei, da man die alten Dateien sicher durch ein Backup wiederherstellen könnte – nur leider lag dies mehr als 1 Monat zurück und das aktuelle Backup hat durch schlechtes Timing nur die neuen Dateien gesichert.

Die Geschichte verdeutlicht zwei wesentliche Punkte des FDM: Zum einen sollten Organisationsstrukturen und Namenskonventionen festgelegt werden. So können z.B. Datum, Thema und Autor/-in Teil des Dateinamens sein. Zum anderen sollte Wert auf ein gründliches Versionierungs- und Backup-System gelegt werden.