Die Einstellung ist alles

Unsichtbares Akkordeon
 

Testbild

Kurz vor der Abgabe stimmte die Einstellung der Mitarbeiter nicht.

Auflösung
 
Eine Gruppe aus wissenschaftlichen MitarbeiterInnen arbeitete an einem Projekt, bei dem sie kurz vor der Deadline standen. Damit jeder Zugriff auf die vielen Projektdateien hat, wurden alle Daten auf einen Microsoft SharePoint Server abgelegt. Hier sieht man den aktuellen Stand der Dokumente und kann kollaborativ an ihnen arbeiten. In der finalen Phase sollte der Bericht für das Projekt fertig gestellt und alle alten und unnötigen Dateien gelöscht werden. Ein Mitarbeiter löschte jedoch den Bericht, weil er dachte, es wäre ein alter Entwurf. Dies sollte jedoch kein Problem sein, da SharePoint Dateien im Hintergrund versioniert und man die Datei leicht wiederherstellen kann. Warum lief es aber doch nicht wie geplant?

Es waren die Einstellungen. Auch wenn SharePoint eins von vielen Systemen ist, welches Projektdateien versionieren und wiederherstellen kann, so ist dies in den Werkseinstellungen der Software nicht vorgegeben, da dies natürlich auch mehr Speicherplatz kostet. Erst über verschiedene Optionenmenüs kann man einstellen, dass Dateien versioniert werden sollen und in welchen Versionsabständen ein Backup von ihnen angelegt werden soll. Das hatte das Team jedoch nicht getan und so war der Bericht für immer verloren und musste in kürzester Zeit komplett neu geschrieben werden.

Diese Geschichte zeigt, dass das Funktionieren verschiedener Backup-, Cloud- und anderer Softwarelösungen für Projektdaten nicht einfach vorausgesetzt werden sollte. Es ist wichtig sich vorher zu informieren, wie die Sicherung der Daten bei den Anwendungen funktioniert und am besten diese auch zu testen. Viele Funktionen müssen erst freigeschaltet oder an die Bedürfnisse für das Projekt angepasst werden.
 
Quellen: persönliche Kommunikation