Eine Forscherin ärgerte sich gewaltig als ihr auffiel, dass das kommerzielle Umfragetool ihre letzte Version der Umfrage nicht gespeichert hatte. Sowohl der uniinterne Support als auch der Kundendienst des Unternehmens konnten allerdings keine befriedigende Erklärung für den Vorfall liefern. Die nicht gespeicherte Umfrageversion musste neu erstellt werden, was dank des noch vorhandenen lokalen Backups der Forscherin mit vertretbarem Aufwand möglich war.

Auch wenn kommerzielle Produkte ein integriertes Backup anbieten, ist es notwendig dessen Funktionalität in regelmäßigen Abständen zu testen. Ein eigenes automatisiertes Backup kann zusätzlich die Redundanz des Systems erhöhen und die Wahrscheinlichkeit von Datenverlusten senken. Die Verbindung zwischen Online-Tool und Server sollte nicht unterbrochen werden, um die Datenübertragung zu gewährleisten. Häufige Ursachen hierfür sind Fehler der Anwendung (z.B. Session time out) oder Probleme mit der Internetverbindung. Eine Alternative kann die Erstellung auf dem lokalen Rechner und anschließend das Hochladen bzw. Eintragen der Inhalte im Tool sein.